５Ｓ活動で管理能力を高める考え方

■５Ｓ活動で管理能力を高める考え方

５Ｓ活動は、単なる整理・整頓の実施にとどまらず、管理者自身の管理能力を高める有効な手段です。現場の５Ｓが乱れている背景には、指示が曖昧であったり、作業員との信頼関係が構築されていなかったり、注意の方法に一貫性がなかったりと、管理者の基本的なマネジメントの弱点が隠れていることが少なくありません。これらを改善するには、まず５Ｓの指示内容を明確に伝え、その理由を説明し、納得させる必要があります。また、自ら模範となる行動をとり、現場に足を運んで作業員との対話を重ねることが信頼構築につながります。さらに、注意は誰に対しても公平な基準で行い、指摘後の確認やフォローを忘れずに行うことが重要です。５Ｓを徹底することにより、管理者は日々の業務の中で指示力、観察力、対話力、改善力といった管理能力を向上させることができるのです。

１：指示を守らせる能力を高める

５Ｓの指示は「掃除をしなさい」「物を元の場所に戻しなさい」など、誰でも理解できる簡単な内容です。この簡単な指示を守らせることが、管理の基本となるのです。

■指示の理由を説明する

５Ｓの指示は簡単な内容なので、その理由を説明しないことが多いのです。これでは、作業員が指示の重要性を理解しないために、これを守らなくなってしまうのです。管理者は５Ｓの指示を出す際には、その理由を必ず説明します。例えば「１０分間の清掃を毎朝行う」との指示は、「機械の汚れを放置すると不具合や事故の原因になる」と、理由を明確に伝えることが大切です。

■ＰＤＣＡのCheckとActionを強化する

職場の５ＳはＰＤＣＡに従って進めます。例えば、掃除のルールを作って（Plan）、実施させ（Do）、現場で確認し（Check）、改善につなげる（Action）、このＰＤＣＡサイクルを管理の基本とすることが重要です。現場の５Ｓが悪い状態なのは、ＰＤＣＡのＣとＡ、すなわち現場で確認し（Check）、改善につなげる（Action）ができていないことが多いのです。管理者はＰＤＣＡのCheckとActionを重点的に行う事が大切です。

２：作業員との信頼関係を築く

５Ｓを徹底するには、ただ指示するだけでは不十分です。現場の作業員が納得し、自発的に協力しようとするためには、管理者との信頼関係が欠かせません。管理者は作業員との信頼を築く努力をする必要があるのです。

■管理者自らが模範となる

管理者が５Ｓの指示を出しても、自分の机が散らかっている、自分自身が掃除をしないなど、行動が伴っていないと、作業員は管理者を信頼しなくなり、その指示も守らなくなってしまうのです。管理者は率先して５Ｓを行い、ルールを守っている姿を見せるべきです。作業員は管理者の行動を見ています。管理者が５Ｓに真剣に取り組む姿勢を示すことで、信頼が深まり、作業員も積極的に協力するようになります。

■現場に足を運び、対話する

現場に行かない管理者は、作業員から「自分たちの意見を聞かず、実情を理解していない」と受け止められます。これでは信頼を得ることができません。管理者は定期的に現場を巡回し、作業員と積極的にコミュニケーションをとることが大切です。彼らの意見や困りごとに耳を傾け、５Ｓの改善に活かすことで、作業員は「自分たちのことを考えてくれている」と感じ、信頼関係が構築されます。

３：注意の仕方を改善する

５Ｓのルールが守られていない状況では、管理者の注意の方法に問題があることが多いのです。

■具体的で分かりやすい注意を行う

管理者が注意を行う際は、単に問題点を指摘するだけでなく、問題の理由と具体的な対策を伝えます。例えば、「ここが汚い」と注意する代わりに、「この箇所が油で汚れている。この汚れが製品に付着すると不良になるから、ルール通りにウエスで拭き取りなさい」といったように、具体的な注意を行います。さらに、一度注意して終わりにするのではなく、その後も定期的に現場に行き、ルールを守っているかを確認することも重要です。

■公平な基準で注意を行う

ある作業者には厳しく注意するのに、別の作業者には何も言わない。こうした「差」があると、職場には不公平感が生まれます。５Ｓの乱れは、こうした不公平な注意が積み重なった結果として現れることも多いのです。管理者は全ての作業者に対して同じ基準で注意を行う必要があります。「誰が見ても同じ基準で注意される」との作業員の信頼感があってこそ、５Ｓが徹底されて行くのです。